Tietosuojaseloste

TIETOSUOJASELOSTE PREMIUM GROUP ASIAKASREKISTERI

Tämä tietosuojaseloste koskee Premium Group Oy:tä (y-tunnus 2636597-2) sekä kaikkia muita Premium Group ryhmään kuuluvia yhtiöitä Premium Accounting Oy:tä (2569193-6) sekä Premium Law Oy:tä (2442475-6), myöhemmin yhteisesti Premium Group.

Tämän selosteen mukaiset käytännöt ja toiminnot koskevat kaikkien yhtiöiden keräämiä tai hallussaan pitämiä henkilötietoja, joiden osalta rekisterinpitäjä on jokin Premium Groupiin kuuluvista yhtiöistä.

REKISTERINPITÄJÄ

Premium Group Oy (2636597-2)

YHTEYSHENKILÖ REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA

Jaana Heikkinen
Toimitusjohtaja
Tel: 050-5399169
jaana.heikkinen@premiumgroup.fi

REKISTERÖIDYT

Premium tallentaa tietoja asiakkaista ja näiden yhteyshenkilöistä sekä mahdollisista muista asiakassuhteeseen liittyvistä henkilöistä, jos heitä koskevien henkilötietojen säilyttäminen on tarpeen asiakassuhteen aloittamiseksi, hoitamiseksi tai muutoin esimerkiksi rekisterinpitäjän lakisääteisten velvollisuuksien täyttämiseksi.

HENKILÖTIETOJEN KÄYTTÖTARKOITUS

Palveluiden tarjoamiseksi ja toimittamiseksi käsittelemme asiakkaidemme henkilötietoja. Premium Group käsittelee tietoja luottamuksellisesti ja vain siinä laajuudessa kuin on tarpeen tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on tietoja antaneen luonnollisen henkilön tai oikeushenkilön yhteyshenkilönä toimivan luonnollisen henkilön sekä Premium Groupiin kuuluvan yhtiön väliseen kommunikointiin, suhteiden luomiseen, sopimussuhteen muodostamiseen, toimeksiannon toteuttamiseen, rekisteröidyn ja yhtiön välisen toiminnan ylläpitoon sekä asianmukaiseen kaupalliseen toimintaan ja markkinointiin. Tietojen avulla myös varmistetaan luonnollisen henkilön toimivaltuudet toimeksiantosopimuksiin liittyen ja muiden lakisääteisten ja viranomaiskäsittelyyn liittyvien velvollisuuksien täyttämiseksi.

Lisäksi laki rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä asettaa taloushallintoalan toimijalle sekä joidenkin määrättyjen toimenpiteiden osalta lakipalveluita tarjoavalle velvollisuuden estää rahanpesua ja terrorismin rahoittamista ja edistää niiden paljastamista ja tutkintaa. Tämän toteuttamiseksi laissa asetetaan velvollisuus tunnistaa asiakkaat sekä selvittää näiden liiketoimintaa ja omistusta koskevia tietoja. Näin saatuja tietoja voidaan lain mukaan käyttää rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseen, paljastamiseen ja selvittämiseen ja niitä käytetään ainoastaan kyseisen lain määräysten mukaisesti ja lain velvoitteiden täyttämiseksi.

REKISTERIN TALLENNETTAVAT HENKILÖTIEDOT

Rekisteriin kerätään asiakkaiden osalta käyttötarkoituksen kannalta olennaisia tietoja, joita ovat:

luonnollisen henkilön etu- ja sukunimi sekä henkilötunnus
oikeushenkilön yhteyshenkilönä toimivan luonnolllisen henkilön etu- ja sukunimi sekä henkilötunnus
osoite, postinumero ja –toimipaikka
puhelinnumero ja sähköpostiosoite
tarvittaessa suhde edustettavaa yritykseen

Rahanpesulain edellyttämät tiedot asiakkaiden tosiasiallisista edunsaajista, päätöksentekijöistä ja yhteyshenkilöistä säilytetään erillään em. perustiedoista.

REKISTERIN TIETOLÄHTEET

Henkilötietojen kerääminen perustuu rekisteröidyn omatoimiseen tietojen antamiseen asiakassuhteen solmimiseksi mm. asiakassuhteen syntyessä, www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan. Tietoja voidaan hankkia myös kolmannen osapuolen ylläpitämästä rekisteristä, johon rekisteröity on luovuttanut tietojaan ja antanut luvan niiden luovuttamiseksi Premium Groupille sekä julkisista yritys- ym. rekistereistä.

Premium Group ei vastaa rekisteröidyltä tai kolmannelta osapuolelta saadun tiedon oikeellisuudesta. Rekisteröity on velvollinen huolehtimaan antamiensa tietojen ajantasaisuudesta.

REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Henkilöllä on Henkilötietolain 26§:n mukaisesti oikeus tarkistaa itseään koskevat, rekisterissä olevat tiedot tai saada tietää, että rekisterissä ei ole häntä koskevia tietoja. Rekisteröidylle ilmoitetaan myös rekisterin tietolähteet sekä mihin rekisterin tietoja käytetään.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia häntä koskevan virheellisen tiedon korjaamista, täydentämistä ja poistamista.

Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli katsoo, että henkilötietoja olisi käsitelty lainvastaisesti. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole enää tarpeellista. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.

On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on mm. velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto kirjanpitolaissa määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti, minkä vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.

Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.

Rekisteröidyn käyttäessä oikeuttaan, tulee vaatimus lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisterin yhteyshenkilölle.

REKISTERÖIDYN VALITUSOIKEUS

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot:
www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html

TIETOJEN SÄILYTTÄMINEN

Premium säilyttää hallinnoimiaan rekisteritietoja niin kauan, kuin se on oleellista ja tarpeellista asiakkaan toimeksiantosopimuksen kannalta. Vaikka toimeksiantosopimuksen mukainen toiminta tai tapahtuma olisi jo päättynyt, saattaa asiaan liittyen tulla tiedusteluja vielä myöhemminkin. Premium arvioi tapauskohtaisesti riittävän säilytysajan. Premium arkistoi käsittelemänsä tiedot ja luovuttaa asiakassuhteen päätyttyä kaiken takaisin asiakkaalle, ellei asiakas jätä materiaalia ja tietoja Premiumille arkistoitavaksi.

Lainsäädäntö määrittää osalle tiedoista vähimmäissäilytysajan (palkka- ja kirjanpitoaineistot sekä rahanpesulain mukaiset tiedot).

Henkilötietoja sisältävät tulosteet käsitellään tietosuojajätteenä ja säilytetään siten, että ulkopuolisilla ole pääsyä tietoihin.

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELIJÄT

Premium Groupin ylläpitämään rekisteriin on pääsy vain rekisterinpitäjällä ja Premium Groupiin kuuluvien yhtiöiden työntekijöillä sekä mahdollisesti muilla toiminnan toteuttamiseen valtuutetuilla henkilöillä. Rekisterin käyttö edellyttää kultakin henkilöltä henkilökohtaista käyttäjätunnusta sekä salasanaa. Mikäli toimeksiannon toteuttamiseksi on tarpeellista ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.

Lisäksi rekisteri on suojattu rekisterin ylläpitoon käytetyn palvelun palveluntarjoajan teknisin keinoin.

TIETOJEN LUOVUTUKSET

Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuoliselle ilman rekisteröidyn suostumusta.

Henkilötietoja ei lähtökohtaisesti siirretä EU:n / Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Siinä tapauksessa, että tarpeellisten henkilötietojen käsittelyä on suoritettava EU:n tai ETA:n ulkopuolella, Yhtiö varmistaa henkilötietojen suojan riittävän tason esimerkiksi sopimalla käsittelystä henkilötietojen käsittelijän kanssa käyttäen EU:n mallisopimuslausekkeita tai muita tietosuojalainsäädännön mukaisia menetelmiä, jotka koskevat henkilötietojen siirtoa kolmansiin maihin. Käsittely EU:n tai ETA:n ulkopuolella voi tapahtua myös erilaisten tavanomaisten pilvipalvelujen käyttämisen yhteydessä, kuten esim. OneDriven, iCloudin tai Dropboxin yhteydessä.

AUTOMAATTINEN PÄÄTÖKSENTEKO JA PROFILOINTI

Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

Jos sinulla on toteuttamaamme henkilötietojen käsittelyyn liittyviä kysymyksiä tai jos haluat oikaista virheellisiä tietoja, voit ottaa yhteyttä edellä kohdassa Rekisterinpitäjä mainittuja yhteystietoja käyttäen. Sinulla on myös oikeus pyytää tietoa käsittelemistämme henkilötiedoistasi maksutta kerran kalenterivuoden aikana. Tällaiset rekisteröintiin liittyvät pyynnöt tulee tehdä kirjallisesti ja lähettää edellä viitattuun osoitteeseen.