Yhtiökokouksen ja hallituksen kokousten järjestäminen etäyhteyksien avulla
Hallitus linjasi alkuviikosta, että julkiset kokoontumiset rajoitetaan kymmeneen henkilöön.
Osakeyhtiölain mukaan varsinainen yhtiökokous on pidettävä kuuden kuukauden kuluessa yhtiön tilikauden päättymisestä. Varsinaisessa yhtiökokouksessa on päätettävä lain edellyttämistä asioista, eli muun muassa tilinpäätöksen vahvistamisesta, voiton käyttämisestä sekä vastuuvapaudesta johdon jäsenille.
Useammat pörssiyhtiöt ovat viime päivinä peruneet yhtiökokouksiaan ja lykänneet niitä myöhempään ajankohtaan.
Yhtiöiden johdon on tällaisessa poikkeustilanteessa syytä pohtia, kuinka he järjestävät kevään yhtiökokoukset. Yhtiöissä voidaan harkita ainakin seuraavia vaihtoehtoja:
- Lykätään yhtiökokousta osakeyhtiölain sallimien määräaikojen puitteissa. Jos kokouskutsu yhtiökokoukseen on jo ehditty lähettää osakkeenomistajille, kokouksen peruuttaminen on hyvä tehdä samalla tavalla kuin kokouksen koollekutsuminen.
- Järjestetään kokous etäkokouksena niin, että osakkeenomistajat osallistuvat kokoukseen puhelimen tai muun etäyhteyden välityksellä, jos yhtiön yhtiöjärjestys sen sallii. Pääsäännön mukaan perinteistä kokousta ei voi jättää pitämättä, mutta käytännössä asia voidaan järjestää niin, että kokouspaikalle menevät vain esimerkiksi puheenjohtaja ja sihteeri. Jos kaikki osakkeenomistajat ovat yksimielisiä, kokous voidaan mahdollisesti järjestää täysin etäkokouksena. Kutsussa on annettava selkeät ja tarkat ohjeet etäyhteyksien käyttämisestä. Mikäli etäyhteyksien käyttö ei onnistu, on kokouksen järjestämistä arvioitava uudestaan. Etäkokouksesta ja siinä käytettävistä menetelmistä tehdään hallituksen päätös.
- Pienemmissä yhtiöissä voi olla käytännöllistä tehdä yksimielisiä päätöksiä, jos päätöksen sisällöstä ollaan yhtä mieltä. Päätös voidaan tehdä ns. pöytäkirjapäätöksenä, eli päätöspöytäkirja voidaan yhtiökokousta pitämättä lähettää kullekin osakkeenomistajalle allekirjoitettavaksi esimerkiksi sähköisen allekirjoituspalvelun kautta.
Hyvin vastaavalla tavalla voidaan toimia asunto-osakeyhtiöissä ja yhdistyksissä.
Koronaviruksen aiheuttama poikkeustila antaa myös useamman yhtiön, yhdistyksen ja säätiön hallitukselle syyn kokoontua. Näissä olosuhteissa voi olla perusteltua kokoontua puhelimen tai muun etäyhteyden välityksellä. Etäkokouksesta on perinteisen kokouksen lailla laadittava pöytäkirja, se on numeroitava, allekirjoitettava ja säilytettävä lain edellyttämällä tavalla.
